# Automatizare procese: facturi, comenzi și rapoarte | e-data

> Automatizăm munca repetitivă: facturi, comenzi, date copiate între programe, rapoarte și tichete. Cu om în buclă, legat de programele voastre.

Adresa: https://www.e-data.ro/servicii/automatizari

# Munca de robot, făcută de programe. Oamenii tăi, pe ce contează.

Facturi copiate în ERP, comenzi rescrise din e-mail, rapoarte adunate din trei programe. Le automatizăm pe toate, legat de programele pe care le folosiți deja, cu un om care aprobă acolo unde miza o cere.

[Cere o evaluare gratuită](https://www.e-data.ro/contact?serviciu=automatizari#formular) [Calculează cât pierzi](#calcul)

- Legat de programele voastre
- Om în buclă unde contează
- Rulat pe serverul firmei

1. **Vine ceva nou** Un e-mail, un fișier, o comandă.
2. **Îl citește** Extrage datele de care e nevoie.
3. **Decide** După regulile firmei tale.
4. **Face treaba** Direct în programele voastre.
5. **Raportează** Știi mereu ce s-a întâmplat.

## Pe scurt

e-data automatizează munca repetitivă din firmă: facturi de la furnizori introduse în ERP, comenzi preluate din e-mail, reconciliere bancară, AWB-uri, tichete și rapoarte. Fluxurile se leagă de programele existente, rulează pe serverul firmei, cer aprobarea unui om sub pragul ales de tine și se plătesc ca proiect cu preț fix sau abonament lunar.

- **Pentru cine:** Echipe de financiar, vânzări, operațiuni, suport, HR și management
- **Ce primești:** Fluxuri automate cu verificare, prag de încredere, om în buclă și jurnal
- **Integrări:** Gmail, Outlook, Drive, SharePoint, Teams, Slack, SmartBill, Oblio, FGO, eMAG, Sameday
- **Unde rulează:** Pe serverul firmei; extern doar ce folosiți deja, ca ANAF sau curierul
- **Preț:** Proiect cu preț fix sau abonament lunar, după evaluarea gratuită

## Viața unei facturi, în firma ta

Același document, două drumuri. Primul îl știi. Al doilea durează mai puțin decât ți-a luat să citești titlul.

**Manual** 2 zile, 3 oameni, o greșeală

1. Luni, 09:02

**Inbox**
Factura de la furnizor ajunge pe e-mail.
2. Luni, 11:40

**Ana**
O descarcă și o pune în folderul lunii.
3. Luni, 16:15

**Ana**
Copiază datele în ERP. Greșește o cifră din CUI.
4. Marți, 10:30

**Radu**
Contabilitatea nu găsește furnizorul. Întreabă pe e-mail.
5. Marți, 14:05

**Ana**
Corectează CUI-ul și retrimite.
6. Miercuri, 09:20

**Mihai**
Aprobă plata, după ce o caută în trei locuri.

**Automat** 9 secunde, un clic de aprobare

1. 09:02:04
Factura ajunge pe e-mail și e preluată.
2. 09:02:07
Furnizor, sumă, TVA și scadență, extrase din PDF.
3. 09:02:08
CUI verificat la ANAF, suma verificată cu comanda.
4. 09:02:10
Introdusă în ERP și arhivată în folderul corect.
5. 09:02:13
Mihai primește în Teams: „Aprob plata de 4.812 lei?”

Exemplu tipic. Pașii, oamenii și timpii diferă de la firmă la firmă; pe ai voștri îi vedem la evaluare.

## Cât te costă munca pe care o poate face un program

Pune cifrele firmei tale. Calculul rămâne la tine, nu se trimite nicăieri.

Oameni care fac muncă repetitivă Ore pe zi, de fiecare Cât costă firma o oră de muncă Salariul brut plus taxele angajatorului, împărțit la orele lucrate. Cât se poate automatiza Rar e 100%. Pentru facturi și date copiate între programe, de obicei e mult.

Pe an, munca repetitivă vă costă
- **Ore pe an:**
- **Echivalent:**
- **Ce se poate recupera:**

Orele recuperate nu dispar din firmă. Se mută pe vânzări, clienți și decizii, unde oamenii chiar contează.

## Ce automatizăm, concret

Nu procese abstracte, ci sarcinile care înghit timp în fiecare zi. Alege un departament.

Toate

Financiar

Vânzări

Operațiuni

Suport

HR

Management

E-mailextragereERP

**Facturi de la furnizori**

Citite din e-mail, verificate la ANAF și cu comanda, introduse în ERP și arhivate.

Financiar

Extraspotrivireraport

**Reconciliere bancară**

Plățile din extras potrivite cu facturile. Tu vezi doar ce nu se potrivește.

Financiar

Scadențăe-mailjurnal

**Remindere de plată**

Clienții cu facturi restante primesc mesajul potrivit, la momentul potrivit.

Financiar

E-mailcomandăconfirmare

**Comenzi primite pe e-mail**

Comanda din e-mail sau PDF devine comandă în sistem, cu confirmare trimisă clientului.

Vânzări

Cerereofertăaprobare

**Oferte din șablon**

O ofertă completă, cu prețurile și condițiile corecte, gata de trimis după un clic.

Vânzări

E-mailCRMsarcină

**CRM la zi**

Discuțiile cu clienții ajung singure în CRM, cu următorul pas programat.

Vânzări

Furnizorstocmagazin

**Stocuri sincronizate**

Stocurile și prețurile de la furnizori ajung singure în ERP și în magazinul online.

Operațiuni

ComandăAWBstatus

**AWB și livrări**

Comanda plătită generează AWB-ul, iar statusul livrării revine în comandă.

Operațiuni

E-mailclasificarecoleg

**Tichete triate**

Fiecare mesaj ajunge la omul potrivit, cu prioritatea potrivită și o ciornă de răspuns.

Suport

Întrebaredocumenterăspuns

**Răspunsuri la întrebări repetate**

Întrebările frecvente primesc răspuns din documentele firmei, cu om în buclă.

Suport

Acteverificaredosar

**Dosare de angajare**

Documentele unui angajat nou, verificate și puse în dosarul corect, cu ce mai lipsește.

HR

Cerereaprobarepontaj

**Pontaj și concedii**

Cererile se aprobă dintr-un mesaj, iar pontajul se actualizează singur.

HR

ERPCRMraport

**Raportul de luni dimineață**

Cifrele din trei programe, adunate într-un raport care te așteaptă în inbox.

Management

Datepragalertă

**Alerte când ceva o ia razna**

Afli pe loc când vânzările scad, un stoc se termină sau o plată întârzie.

Management

## Anatomia unei automatizări

Același schelet pentru orice proces: ceva o pornește, o citește, o verifică, decide, cere un om când e nevoie, face treaba și notează tot.

Facturi de la furnizori

Comenzi din e-mail

Tichete de suport

1. **Declanșator**
Vine un e-mail cu o factură PDF atașată.
Un client trimite comanda pe e-mail, în text sau ca Excel.
Un client scrie la adresa de suport.
2. **Citire**
Modelul local scoate furnizorul, CUI-ul, suma, TVA-ul și scadența.
Se identifică clientul, produsele, cantitățile și adresa de livrare.
Se înțelege despre ce e vorba, cât e de urgent și ce client e.
3. **Verificare**
CUI-ul e verificat la ANAF, suma e comparată cu comanda din ERP.
Codurile de produs și stocul sunt verificate în ERP.
Se caută istoricul clientului și răspunsul în documentație.
4. **Decizie**
Totul se potrivește și suma e sub 10.000 lei: merge mai departe singură.
Client cunoscut, produse pe stoc: comanda se creează singură.
Întrebare simplă, cu răspuns clar în documente: ciorna e gata.
5. **Om în buclă**
Peste 10.000 lei sau diferență față de comandă: Mihai primește un mesaj și aprobă.
Client nou sau produs lipsă: vânzările primesc comanda pregătită, doar de confirmat.
Reclamație sau client important: ajunge direct la un om, cu tot contextul.
6. **Acțiune**
Factura intră în ERP și se arhivează în folderul lunii.
Comanda intră în ERP, iar clientul primește confirmarea.
Tichetul e creat, atribuit și, unde e cazul, răspunsul pleacă.
7. **Jurnal**
Fiecare pas se notează: cine, ce, când și de ce.
Comanda și e-mailul original rămân legate, pentru orice verificare.
Timpul de răspuns și rezolvarea se urmăresc în raport.

## Tu alegi linia

Pentru fiecare document, sistemul știe cât de sigur e pe ce a citit. Peste prag, merge singur. Sub prag, ajunge la un om, cu totul pregătit. Mută pragul și vezi ce se întâmplă.

Prag de încredere

90%

**5** se fac singure

**5** ajung la un om

- Factură Altex99%
- Factură Dedeman98%
- Factură Orange97%
- Chitanță taxi94%
- Factură furnizor nou91%
- Factură în euro88%
- Proformă fără CUI82%
- Factură scanată strâmb76%
- Notă de credit69%
- Bon scris de mână54%

## Între programele pe care le aveți deja

O automatizare are valoare când leagă lucruri. Nu schimbați nimic din ce folosiți, doar nu mai copiați de mână.

- Gmail
- Outlook
- Google Drive
- SharePoint
- Teams
- Slack
- n8n
- ERP, CRM și orice program cu API sau export

## Firme care nu mai copiază de mână

Recenzii video, înregistrate de clienți. Apasă ca să le asculți.

> „Termenele au fost respectate, iar rezultatul final este exact ceea ce ne-am dorit.”

> „Chiar simți că ai lângă tine un partener, nu doar un alt furnizor.”

## Două feluri de a lucra cu noi

Alegi după cum arată lista voastră de automatizări.

**Proiect cu preț fix**

Pentru un proces clar și important, de exemplu toate facturile de la furnizori. Primești prețul și termenul în scris, înainte să începem.

- Evaluare gratuită
- Preț fix, pe etape
- Suport după lansare
[Cere evaluarea](https://www.e-data.ro/contact?serviciu=automatizari#formular)

**Abonament lunar**

Pentru o listă lungă de lucruri mici. Ne trimiți cererile, noi le rezolvăm una câte una, cu un preț fix pe lună.

- De la 7.900 lei pe lună, TVA inclus
- 20 de locuri noi pe lună
- Îl oprești când nu mai ai nevoie
[Vezi abonamentul](https://www.e-data.ro/abonament)

## Automat, dar niciodată scăpat de sub control

O automatizare bună nu înseamnă că renunți la control. Înseamnă că decizi o dată, clar, unde e linia.

- **Om în buclă unde contează:** Plățile, sumele mari și tot ce e neobișnuit trec pe la un om înainte să se întâmple. Tu alegi pragul.
- **Nimic tăcut, nimic ireversibil:** Fiecare pas e notat în jurnal. Dacă ceva nu se potrivește, fluxul se oprește și cere ajutor, în loc să ghicească.
- **Datele rămân la voi:** Documentele se citesc cu modele care rulează pe serverul firmei. Nimic nu pleacă spre un serviciu extern.
- **Se poate opri oricând:** Fiecare automatizare are un buton de pauză. Dacă o oprești, echipa lucrează ca înainte, fără să se strice nimic.

## Începem cu ce aduce cel mai mult

Nu automatizăm tot deodată. Una câte una, începând cu cea care vă eliberează cel mai mult timp.

1. 1**Evaluare gratuită**
Ne arăți cum lucrați azi. Găsim procesele unde se pierde cel mai mult timp.
2. 2**Harta proceselor**
Primești lista automatizărilor posibile, cu timpul câștigat și prețul fiecăreia.
3. 3**Prima automatizare**
Începem cu cea care aduce cel mai mult, ca să vezi rezultatul repede.
4. 4**Test pe date reale**
Rulează lângă echipă, cu om în buclă, până avem încredere în ea.
5. 5**Următoarea**
Adăugăm automatizări pe rând și urmărim ce funcționează.

## Întrebări frecvente

Ce procese se pot automatiza?

Cele repetitive și bazate pe reguli: facturi și documente, comenzi primite pe e-mail, date copiate dintr-un program în altul, rapoarte, remindere, tichete și alerte. Dacă un om face același lucru de multe ori pe săptămână, aproape sigur se poate automatiza.

Automatizarea ia decizii singură?

Doar ce agreezi explicit și sub un prag de risc. Pentru plăți, sume mari sau cazuri neobișnuite, cere confirmarea unui om. Tu decizi unde e linia și o poți muta oricând.

Trebuie să schimbăm programele pe care le folosim?

Nu. Legăm programele pe care le aveți deja: e-mail, foldere, ERP, CRM, programul de facturare, magazinul online. Dacă un program are API sau export, îl putem folosi.

Ce se întâmplă dacă greșește?

Fiecare pas e notat în jurnal, iar la nesiguranță fluxul se oprește și cere un om. Testăm pe date reale, cu echipa lângă noi, înainte să-l lăsăm să ruleze singur.

Datele trec printr-un serviciu extern?

Nu. Citirea documentelor și modelele AI rulează pe serverul firmei. Singurele legături externe sunt cele pe care le folosiți deja, de exemplu ANAF sau curierul.

Cât durează până merge prima automatizare?

Depinde de proces și de programele implicate. Termenul exact îl primești în propunere, în scris, înainte să începem.

Proiect sau abonament?

Pentru un proces clar, facem un proiect cu preț fix. Dacă aveți multe lucruri mici de automatizat, pe rând, abonamentul lunar e de obicei mai avantajos: ne dați cererile, noi le rezolvăm una câte una.

Cât costă?

Depinde de numărul și complexitatea fluxurilor. După evaluarea gratuită primești prețul fiecărei automatizări și timpul pe care îl câștigați cu ea.

## Ce ai face cu două ore în plus pe zi?

Arată-ne cum lucrați azi. Evaluarea e gratuită și primești lista automatizărilor, cu timpul câștigat și prețul fiecăreia.

[Cere o evaluare gratuită](https://www.e-data.ro/contact?serviciu=automatizari#formular) [Sună-ne: 0750 214 446](tel:+40750214446)

## Servicii înrudite

- [**E-mail și fișiere** E-mailuri sortate și fișiere puse la locul lor](https://www.e-data.ro/servicii/email-fisiere)
- [**Integrare ERP și CRM** Programele tale vorbesc între ele](https://www.e-data.ro/servicii/erp-crm)
- [**Agenți și tool use** AI care execută pași, nu doar răspunde](https://www.e-data.ro/servicii/agenti-tool-use)
- [**Software la abonament** Cereri nelimitate de software și automatizări, livrate una câte una, la preț fix pe lună.](https://www.e-data.ro/abonament)

---

Sursa: e-data (E-DATA S.R.L.), https://www.e-data.ro/servicii/automatizari. Contact: contact@e-data.ro, 0750 214 446.