# Sortare automată a e-mailurilor și fișierelor firmei | e-data

> E-mailurile firmei sortate singure în foldere și atașamente redenumite după conținut, salvate unde trebuie. Cu reguli scrise de voi, rulat pe serverul firmei.

Adresa: https://www.e-data.ro/servicii/email-fisiere

# E-mailuri sortate, fișiere la locul lor. Fără să le muți tu.

Citim e-mailurile care intră, le mutăm în folderul potrivit și redenumim atașamentele după ce conțin. Găsești orice factură sau contract în câteva secunde, iar oamenii nu mai pierd dimineața triind inbox-ul.

[Cere o evaluare gratuită](https://www.e-data.ro/contact?serviciu=email-fisiere#formular) [Sortează un inbox](#inbox)

- Outlook, Gmail sau orice server de e-mail
- Reguli scrise de voi
- Rulat pe serverul firmei

1. **Vine un e-mail** Factură, comandă, CV, orice.
2. **Îl citește** Înțelege despre ce e vorba.
3. **Îi pune eticheta** Și îl mută în folderul lui.
4. **Atașamentul, la locul lui** Cu un nume care spune ce e.
5. **Totul rămâne la voi** Pe serverul firmei.

## Pe scurt

e-data pune la punct un sistem care citește e-mailurile firmei, le mută în folderul potrivit și redenumește atașamentele după conținut, inclusiv scanările. Regulile le scrieți voi, în română, nimic nu se șterge, răspunsurile le trimite un om, iar modelele rulează pe serverul firmei, cu Outlook, Gmail sau orice server IMAP.

- **Pentru cine:** Firme care primesc pe e-mail facturi, comenzi, CV-uri și reclamații
- **Ce primești:** Sortare în foldere, atașamente redenumite și arhivate, ciorne de răspuns, OCR
- **Integrări:** Microsoft 365, Exchange, Google Workspace, IMAP, SharePoint, Drive, Dropbox, Nextcloud
- **Unde rulează:** Pe serverul firmei; corespondența nu trece printr-un serviciu extern
- **Preț:** Fix, în scris, după evaluarea gratuită

## Unde e factura aia de luna trecută?

Întrebarea pe care o pune cineva în fiecare zi. Răspunsul e mereu undeva între un inbox plin și un folder numit „Diverse”.

`Re: Re: Fwd: urgent`**Răspunsul e într-un e-mail vechi**

Informația există, dar e îngropată într-un fir de acum trei luni, pe care nu-l mai găsește nimeni.

`contract_final_v2 (1).docx`**Același fișier, în patru locuri**

În inbox, pe desktop, în folderul de rețea și pe stick. Fiecare puțin altă versiune.

`scan0012.pdf`**Numele nu spune nimic**

Ca să afli ce e în fișier, trebuie să-l deschizi. Pe rând, pe fiecare, până dai de cel bun.

## Inbox-ul de luni dimineață

Zece e-mailuri, amestecate ca de obicei. Apasă „Sortează” și urmărește unde ajunge fiecare și cum se numesc atașamentele după.

**Luni, 28 septembrie** Exemplu

Amestecă din nou

Sortează

Inbox_10_

Facturi_0_

Comenzi_0_

Suport_0_

CV-uri_0_

Newsletter_0_

- **Ioana Dinu** Suport09:31
Cum schimb adresa de livrare?
Am greșit adresa la comanda de ieri, se mai poate modifica?
Ciornă de răspuns pregătită. O trimite un coleg.
- **Mihnea Radu** CV-uri09:26
CV operator depozit
Bună ziua, am văzut anunțul și vă trimit CV-ul meu.
cv.docxCV\_Operator-depozit\_Mihnea-Radu.docxSalvat în HR/Candidați/Operator depozit
- **Elena Marin, Nordic Tools** Comenzi09:21
Re: Re: ofertă și comandă
Confirmăm oferta. Atașat găsiți comanda noastră.
PO\_77812.pdf2026-09-28\_Comanda\_Nordic-Tools\_PO-77812.pdfSalvat în Vânzări/Comenzi/2026-09
- **Radu Pop** Suport09:10
Produsul a ajuns deteriorat
Comanda 5531 a venit cu cutia spartă, atașez o poză.
IMG\_4410.jpg2026-09-28\_Reclamatie\_Comanda-5531.jpgSalvat în Suport/Reclamații
Marcat urgent. Ajunge direct la un om.
- **Andreea Ionescu** CV-uri09:03
Aplicare: post de contabil
Bună ziua, vă trimit CV-ul pentru postul din anunț.
CV final nou (2).pdfCV\_Contabil\_Andreea-Ionescu.pdfSalvat în HR/Candidați/Contabil
- **Mihai Stan, Brădet Instal** Comenzi08:47
Comandă 120 buc. profil 40x40
Vă rog să ne confirmați livrarea până joi.
comanda.xlsx2026-09-28\_Comanda\_Bradet-Instal\_120buc.xlsxSalvat în Vânzări/Comenzi/2026-09
- **Altex** Facturi08:12
Factura fiscală AX 771203
Vă transmitem atașat factura pentru comanda din 24.09.
scan0012.pdf2026-09\_Factura\_Altex\_4812lei.pdfSalvat în Contabilitate/2026/09
- **Webinarii Fiscale** Newsletter07:55
Webinar gratuit: TVA în 2026
Înscrie-te la sesiunea de joi, de la ora 11.
- **Buletin HR** Newsletter07:30
Ce se schimbă în octombrie
Noutățile legislative ale lunii, pe scurt.
- **Orange** Facturi06:02
Factura ta e disponibilă
Suma de plată: 289,40 lei, scadentă pe 15.10.
document.pdf2026-09\_Factura\_Orange\_289lei.pdfSalvat în Contabilitate/2026/09

10 e-mailuri necitite, 7 atașamente cu nume de la scaner sau de la telefon.

## Ce face, concret

Munca de secretariat pe care o face cineva în fiecare zi, fără să fie treaba lui.

**Cu e-mailul**
- Sortează e-mailurile după subiect, client și urgență.
- Pregătește ciorne de răspuns, pe care le trimite un om.
- Rezumă firele lungi în câteva rânduri.
- Scoate datele din facturi și comenzi, inclusiv din scanări.

**Cu fișierele**
- Redenumește fișierele după ce conțin, nu după scaner.
- Le salvează în folderul corect, pe an și lună.
- Găsește dublurile și versiunile vechi.
- Face documentele căutabile după sens, nu doar după nume.

## Regulile le scrieți voi, în română

Nu configurați nimic tehnic. Ne spuneți ce vreți, noi transformăm în reguli, iar voi le puteți schimba oricând.

**Reguli pentru office@firma.ro**

- Facturile de la furnizori merg în Contabilitate, pe an și lună.
- Numele fișierului: data, tipul documentului, firma și suma.
- CV-urile ajung la HR și nu le vede nimeni altcineva.
- Reclamațiile se marchează urgente și ajung direct la un om.
- Newsletterele se strâng într-un folder, citite o dată pe săptămână.

- **Nimic nu se șterge:** E-mailurile se mută și se etichetează. Fiecare mutare e în jurnal și se poate da înapoi.
- **Fiecare vede ce are voie:** Accesul rămâne cel de azi: nimeni nu ajunge prin sistem la căsuța sau folderul altcuiva.
- **Răspunsurile le trimite un om:** Ciornele sunt pregătite, dar pleacă doar după ce le citește cineva. Trimiterea automată se pornește doar unde decideți.
- **Totul rulează la voi:** Modelele care citesc e-mailurile rulează pe serverul firmei. Corespondența nu trece printr-un serviciu extern.

## Unde vă țineți e-mailurile și fișierele

Ne legăm de ce folosiți deja. Nu mutați nimic, nu învățați un program nou.

- Gmail
- Outlook
- Google Drive
- SharePoint
- OneDrive
- Dropbox
- Nextcloud
- Orice server de e-mail prin IMAP și orice folder de rețea

## Cum pornim

Întâi propune, apoi face. Trece la lucru singur doar după ce ați văzut că sortează cum ați face voi.

1. 1**Evaluare gratuită**
Ne arătați ce intră pe e-mail și unde ajunge azi.
2. 2**Regulile voastre**
Scriem împreună, în română, ce merge unde și cum se numește.
3. 3**Test lângă echipă**
Sistemul propune, oamenii confirmă, până avem încredere.
4. 4**Rulează singur**
Voi vedeți jurnalul și schimbați regulile oricând.

## Întrebări frecvente

Merge cu Outlook și Gmail?

Da. Ne legăm de Microsoft 365 sau Exchange, de Google Workspace și de orice server de e-mail standard, prin IMAP. La fel pentru foldere de rețea, SharePoint, Google Drive sau Nextcloud.

Citește tot e-mailul firmei?

Doar căsuțele și folderele pe care le legați voi. Pentru fiecare stabilim cine are acces, iar accesul rămâne cel de azi.

Funcționează și cu documente scanate?

Da. Scanările trec prin recunoaștere de text, așa că și o factură fotografiată poate fi citită, redenumită și salvată corect.

Răspunde singur la e-mailuri?

Implicit, pregătește ciorne pe care le trimite un om. Pentru mesaje simple și repetitive se poate porni trimiterea automată, doar unde decideți voi.

Corespondența ajunge undeva în afara firmei?

Nu. Modelele rulează pe serverul firmei, iar e-mailurile și fișierele nu se copiază către un serviciu extern.

Cât costă?

Depinde de câte căsuțe și foldere legăm și de câte reguli aveți. După evaluarea gratuită primiți un preț fix, în scris.

## Luni dimineață, inbox-ul e deja sortat.

Spune-ne ce primiți pe e-mail și unde ar trebui să ajungă. Evaluarea e gratuită, iar prețul îl primești fix, în scris. Pentru fluxuri mai lungi, vezi și [automatizările](https://www.e-data.ro/servicii/automatizari) .

[Cere o evaluare gratuită](https://www.e-data.ro/contact?serviciu=email-fisiere#formular) [Sună-ne: 0750 214 446](tel:+40750214446)

## Servicii înrudite

- [**Automatizări** Munca repetitivă preluată de programe](https://www.e-data.ro/servicii/automatizari)
- [**Clasificare și extragere** Date scoase automat din facturi și formulare](https://www.e-data.ro/servicii/clasificare-extragere)
- [**Asistenți pe documente** Întrebi contractul, îți răspunde](https://www.e-data.ro/servicii/asistent-documente)

---

Sursa: e-data (E-DATA S.R.L.), https://www.e-data.ro/servicii/email-fisiere. Contact: contact@e-data.ro, 0750 214 446.