Produsul nostru - Platformă completă de management pentru service-uri auto și vulcanizări

Provocarea: Digitalizarea completă a unui service auto modern

Dacă administrezi un service auto, vulcanizare, atelier mecanic sau centru ITP, cunoști perfect provocările zilnice cu care te confrunți:

Haos administrativ și comunicare ineficientă: Registre pline cu bonuri de ordine scrise de mână, telefoane constant pentru "e gata mașina?", clienți care uită să vină să ridice anvelope, confuzii cu ce piese s-au montat și când. Timpul pierdut cu administrația te împiedică să te concentrezi pe servicii de calitate.

Gestionarea hotelului de anvelope - coșmar sezonier: Primăvara și toamna sunt haos total. Sute de seturi de anvelope depozitate, clienți care nu își amintesc când au lăsat anvelopele, căutări îndelungate în depozit, confuzii cu etichetarea. Fără sistem, pierzi ore întregi și riști să confunzi anvelopele.

Devize, oferte și facturare manuală: Scrii devize în Word, calculezi manual prețurile, cauți piese în cataloage, trimiți oferta pe email sau WhatsApp. Când clientul acceptă, completezi manual factura, verifici manual în e-Factura ANAF. Procesul durează 20-30 minute per client și este predispus la erori.

Lipsă de vizibilitate în atelier: Nu știi exact ce lucrează fiecare mecanic, cât timp ia fiecare intervenție, care mașini sunt pe rampa și care așteaptă. Meccanicii te întreabă constant "ce fac următorul?" și pierzi controlul asupra flow-ului de lucru.

Istoric incomplet al vehiculelor: Când un client revine după 6 luni, cauți prin registre să vezi ce s-a făcut ultima dată. Ce piese s-au montat? Când a fost ultima revizie? Ce KM avea mașina? Informațiile sunt împrăștiate sau inexistente.

Conformitate fiscală și integrări: Casa de marcat trebuie să emită bonul fiscal, apoi integrarea cu e-Factura ANAF, apoi raportările lunare. Tot manual, tot predispus la erori, tot consumator de timp prețios.

Soluția noastră: Ecosistem digital complet pentru service-uri auto

Am dezvoltat o platformă end-to-end care digitalizează și automatizează fiecare aspect al operațiunilor tale—de la momentul în care clientul lasă mașina până la facturarea finală și istoricul complet al vehiculului. Nu este doar un soft de evidență—este un ecosistem complet care transformă modul în care funcționează service-ul tău.

1. Bonuri de Ordine Digitale cu Notificări SMS Automate

Creare rapidă și profesională: Când un client lasă mașina, completezi un bon de ordine digital în 30 de secunde: date client (auto-complete din bază de date), date vehicul (VIN, nr. înmatriculare, KM), lista de lucrări necesare, piese estimate, termen de finalizare. Totul clar, structurat, profesional.

SMS automat la fiecare etapă: Sistemul trimite automat SMS-uri personalizate către client:

• "Mașina dvs. [marca model] a fost preluată pentru [lucrări]. Estimare finalizare: [data/ora]"
• "Devizul pentru mașina dvs. este gata. Total: [sumă] RON. Confirmați pentru a continua lucrările."
• "Mașina dvs. este gata! Vă așteptăm la ridicare. Total de plată: [sumă] RON"

Semnătură electronică: Clientul semnează digital bonul de ordine pe tabletă sau telefon. Documentul se salvează automat în sistem, fără hârtii, fără arhive fizice.

Elimină complet telefoanele: Nu mai suni tu clienții, nu mai răspunzi la 50 de apeluri "e gata mașina?". Totul e automatizat, profesional, eficient.

2. Hotel de Anvelope - Management Inteligent

Check-in rapid cu etichetare: Când preiei un set de anvelope, sistemul generează automat etichetă unică cu QR code: nume client, telefon, marca/model mașină, mărimea anvelopelor, data primirii. Printezi eticheta, o lipești pe set, scanezi QR-ul—gata, anvelopele sunt în sistem.

Localizare precisă în depozit: Aloci fiecare set la o locație fizică (Raft A3, Nivel 2, Boxă 15). Când clientul vine să le ridice sau să le monteze, scanezi QR-ul sau cauți după nume/telefon și vezi instant unde sunt anvelopele.

Notificări sezoniere automate: Sistemul trimite automat SMS-uri înainte de schimbarea sezonului: "Bună ziua! Se apropie sezonul de vară. Anvelopele dvs. de vară sunt depozitate la noi. Programați o vizită pentru montaj." Crești rata de revenire cu 40%.

Reminder-e pentru ridicare: Dacă anvelopele stau depozitate peste 2 ani fără să fie ridicate, sistemul trimite notificare automată: "Vă rugăm să ridicați anvelopele depozitate sau să confirmați continuarea depozitării."

Raportare ocupare: Vezi instant câte seturi ai în depozit, ce capacitate mai ai disponibilă, care clienți au anvelope depozitate de peste X luni.

3. Devize, Oferte și Fișe de Comandă Automate

Catalog de piese și servicii pre-configurate: Ai în sistem catalogul complet de piese și servicii: "Filtre ulei BMW seria 3", "Plăcuțe frână față Audi A4", "Revizie 30.000 km", etc. Cu prețuri, furnizori, timpi de lucru. Totul standardizat.

Generare deviz în 2 minute: Selectezi mașina, adaugi serviciile necesare (schimb ulei, filtre, plăcuțe frână), sistemul calculează automat: cost piese + cost manoperă + TVA = Total. Generează PDF profesional cu logo-ul tău, trimite automat pe email sau SMS către client.

Transformare deviz în comandă: Clientul a acceptat deviza? Un click și devizul devine fișă de comandă pentru mecanici + comandă automată de piese către furnizori (dacă ai integrare).

Oferte cu valabilitate: Ofertele au termen de valabilitate. Sistemul urmărește și trimite reminder către client: "Oferta dvs. pentru [lucrări] expiră în 3 zile. Confirmați pentru a menține prețul."

Comparare furnizori: Dacă ai mai mulți furnizori pentru aceeași piesă, sistemul îți arată automat prețurile și disponibilitatea. Alegi cel mai bun raport calitate-preț-timp.

4. Aplicație Dedicată pentru Mecanici - Respectarea Cozii Obligatoriu

Tableta/smartphone în atelier: Fiecare mecanic (sau echipă) primește acces la aplicația mobilă/tableta unde vede lista sa de lucrări în ordinea exactă în care trebuie executate.

Coada se respectă automat: Mașinile apar în ordinea primirii (sau după prioritate stabilită de tine). Mecanicul nu poate "sări" peste o mașină fără aprobare. Totul transparent, totul just, zero favoritisme.

Detalii complete pentru fiecare mașină: Mecanicul vede: date vehicul, lista de lucrări, piese necesare (disponibile/comandate), observații importante, istoric anterior al mașinii. Totul la un click.

Check-in și check-out: Când începe lucrul pe o mașină, mecanicul face "Start". Când termină, face "Finalizat". Sistemul înregistrează automat timpul de lucru real, compară cu timpul estimat, și trimite SMS automat către client că mașina e gata.

Raportare productivitate: Vezi exact cât timp ia fiecare mecanic pentru fiecare tip de intervenție. Identifici bottleneck-uri, optimizezi procesele, recompensezi performanța.

5. Kiosk Self-Service pentru Preluare Comenzi Clienți

Ecran tactil la recepție: Instalezi o tabletă sau ecran tactil la intrare unde clienții pot înregistra singuri mașina pentru service, fără să aștepte la recepție. Perfect pentru orele de vârf când recepționerii sunt ocupați.

Proces simplu și rapid: Clientul introduce numărul de înmatriculare → sistemul recunoaște automat mașina și clientul din bază de date → selectează tipul de serviciu necesar (revizie, reparație, vulcanizare, ITP) → descrie problema sau selectează din lista pre-definită → confirmă și primește număr de ordine + SMS de confirmare.

Reducerea timpilor de așteptare: Clienții nu mai stau la coadă la recepție. Își înregistrează singuri mașina în 2 minute, lasă cheile în cutia sigură (key drop) și pleacă. Primesc SMS când pot veni să ridice mașina.

Perfect pentru service-uri aglomerate: Dacă ai 10-15 mașini pe zi și un singur recepționer, kiosk-ul preia 50% din volumul de check-in, lăsând recepționerul să se concentreze pe situațiile complexe și vânzare.

6. Fișă Completă de Client - CRM Integrat

Profil detaliat: Fiecare client are un profil complet în sistem: date personale, date de contact (telefon, email), istoric de servicii, mașini deținute, preferințe (ex: "preferă piese originale", "nu dorește SMS"), observații importante.

Istoricul complet al interacțiunilor: Vezi instant toate interacțiunile cu clientul: când a venit ultima dată, ce s-a făcut, cât a plătit, dacă a fost mulțumit (rating), dacă are facturi neachitate, dacă are anvelope depozitate.

Segmentare și marketing: Filtrezi clienții după criterii: "clienți cu BMW care nu au venit de 6+ luni", "clienți cu anvelope depozitate care nu au programat schimbul sezonier", "clienți fideli cu 10+ vizite". Trimiți campanii SMS/email țintite.

Note și reminder-e: Adaugi note importante: "Client pretențios, verifică dublu lucrările", "A avut reclamație la ultima vizită, oferă discount 10%". Sistemul îți arată alertele când clientul revine.

7. Fișă Completă de Autovehicul - Istoric Total

Identificare automată: Introduci numărul de înmatriculare sau VIN și sistemul creează automat fișa vehiculului: marcă, model, an fabricație, capacitate cilindrica, combustibil, putere.

Istoricul complet al intervențiilor: Fiecare dată când mașina vine la service, tot ce s-a făcut se înregistrează: data, KM, lucrări efectuate, piese montate, mecanic care a lucrat, cost, observații. Peste 5 ani ai istoric complet.

Alerte și recomandări: Sistemul poate sugera automat întrețineri: "Ultima schimbare de ulei a fost acum 15.000 km, se recomandă revizie", "Plăcuțele de frână au fost montate acum 2 ani, verifică gradul de uzură".

Rapoarte pentru client: Generezi automat "Cartea de service digitală" cu tot istoricul mașinii, pe care o poți trimite clientului când vinde mașina sau o duci la reprezentanță.

Garanții și piese: Sistemul urmărește garanțiile: când expiră, ce piese sunt sub garanție, cui trebuie făcută reclamația. Alerte automate când se apropie expirarea.

8. Facturare Automată cu Integrare ANAF și Casă de Marcat

Generare factură instant: După finalizarea lucrărilor, generezi factura în 10 secunde: toate piesele și serviciile din bonul de ordine se transferă automat în factură, cu prețuri, TVA calculat corect, total de plată.

Integrare directă cu e-Factura ANAF: Facturile se trimit automat în SPV (Sistemul e-Factura ANAF) prin API. Nu mai completezi manual, nu mai verifici, nu mai exporți XML-uri. Totul automat, conform legislației.

Sincronizare casa de marcat fiscală: Integrare directă cu case de marcat (Datecs, Tremol, etc.). La emiterea facturii, se printează automat bonul fiscal pe casa de marcat. Conformitate 100% cu ANAF.

Facturi proforma și avansuri: Generezi facturi proforma pentru clienți care vor aprobare înainte de lucrări. Gestionezi avansuri, plăți parțiale, sold de plată.

Export contabilitate: Export automat către sisteme contabile (Saga, SmartBill, Fgo) sau generare fișiere pentru import. Contabilul primește tot ce îi trebuie fără să mai ceri nimic.

Raportare fiscală automată: Rapoarte de TVA, registre de vânzări, jurnale de vânzări—toate generate automat. Pregătit pentru orice control ANAF.

9. Manager Documente Legale - Tot într-un Singur Loc

Depozitare centralizată: Toate documentele importante într-un singur loc: contracte cu furnizorii, autorizații, certificate, polițe de asigurare, certificate de garanție pentru piese, reclamații, corespondență cu clienții.

Upload și indexare: Scanezi sau faci poză la document, îl uploadezi în sistem, îi asociezi etichete (tipul documentului, clientul/mașina asociată, data expirării). Sistemul indexează totul pentru căutare rapidă.

Alerte expirare: Documentele cu termen de valabilitate (autorizații, asigurări, certificate) generează alerte automate când se apropie expirarea: "Autorizația de mediu expiră în 30 de zile".

Acces rapid: Cauți "factura pentru client Popescu Andrei, BMW X5, octombrie 2024" și o găsești instant. Sau scanezi QR-ul de pe bonul de ordine și vezi toate documentele asociate acelei mașini.

Backup automat în cloud: Toate documentele sunt salvate în cloud, cu backup automat. Dacă se strică server-ul sau se întâmplă ceva, datele sunt în siguranță.

Ce Include Sistemul Complet

Pentru Cine Este Perfect Acest Sistem?

Service-uri auto independente cu 10+ mașini pe zi care simt că procesele administrative le consumă timpul și vor să se concentreze pe calitatea lucrărilor, nu pe hârtii și telefoane. Sistemul aduce ordine, automatizare și profesionalism.

Vulcanizări și centre de anvelope care gestionează sute sau mii de seturi de anvelope sezonier și vor un sistem inteligent de hotel de anvelope cu notificări automate pentru clienți. Elimină haosul din schimbările sezoniere.

Lanțuri de service-uri auto cu 3+ locații care vor să standardizeze procesele, să aibă vizibilitate centralizată și să scaleze fără să crească dramatic costurile administrative. Același sistem, aceleași procese, în toate locațiile.

Centre ITP și service-uri autorizate care trebuie să mențină documentație detaliată, raportări precise și conformitate 100% cu ANAF. Sistemul asigură trasabilitate completă și audit trail pentru orice control.

Ateliere mecanice specializate (BMW, Mercedes, Audi specialists) care vor să ofere experiență premium clienților lor: comunicare automată prin SMS, istoric complet al mașinii, devize profesionale, facturare rapidă.

Reprezentanțe auto și service-uri autorizate care procesează volume mari (30-50+ mașini/zi) și au nevoie de sistem robust, scalabil, cu aplicație dedicată pentru mecanici și integrări complete cu sistemele existente.

Cum Începem? Implementare Rapidă și Fără Risc

Programează o consultație gratuită de 60 minute unde:

• Analizăm procesele actuale ale service-ului tău și identificăm punctele critice
• Îți arătăm demo live al platformei adaptat pentru tipul tău de service
• Calculăm împreună economiile de timp și bani
• Primești un plan de implementare detaliat, cu timeline și costuri clare

Implementarea durează 1-3 săptămâni și include:

• Setup complet al sistemului (clienți, mașini, catalog piese/servicii, prețuri)
• Configurare integrări (casa de marcat, ANAF e-Factura, sisteme contabilitate)
• Instalare kiosk și tablete pentru mecanici (dacă este cazul)
• Training complet pentru echipă (recepționeri, mecanici, administratori)
• Migrare date din sistemul vechi (dacă ai unul)
• Suport dedicat în primele 30 de zile pentru asigurarea tranziției fluide

Rezultate Măsurabile ale Clienților Noștri

---

Sistemul este complet personalizabil și se adaptează nevoilor tale specifice. Fie că ai un service mic independent sau un lanț de 10 locații, fie că faci doar vulcanizare sau service complet, avem experiența și tehnologia pentru a-ți digitaliza complet operațiunile.