Re: Re: Fwd: urgentRăspunsul e într-un e-mail vechiInformația există, dar e îngropată într-un fir de acum trei luni, pe care nu-l mai găsește nimeni.
Unde e factura aia de luna trecută?
Întrebarea pe care o pune cineva în fiecare zi. Răspunsul e mereu undeva între un inbox plin și un folder numit „Diverse”.
contract_final_v2 (1).docxAcelași fișier, în patru locuriÎn inbox, pe desktop, în folderul de rețea și pe stick. Fiecare puțin altă versiune.
scan0012.pdfNumele nu spune nimicCa să afli ce e în fișier, trebuie să-l deschizi. Pe rând, pe fiecare, până dai de cel bun.
Inbox-ul de luni dimineață
Zece e-mailuri, amestecate ca de obicei. Apasă „Sortează” și urmărește unde ajunge fiecare și cum se numesc atașamentele după.
- Ioana DinuSuport
Cum schimb adresa de livrare?
Am greșit adresa la comanda de ieri, se mai poate modifica?
Ciornă de răspuns pregătită. O trimite un coleg.
- Mihnea RaduCV-uri
CV operator depozit
Bună ziua, am văzut anunțul și vă trimit CV-ul meu.
cv.docxCV_Operator-depozit_Mihnea-Radu.docxSalvat în HR/Candidați/Operator depozit - Elena Marin, Nordic ToolsComenzi
Re: Re: ofertă și comandă
Confirmăm oferta. Atașat găsiți comanda noastră.
PO_77812.pdf2026-09-28_Comanda_Nordic-Tools_PO-77812.pdfSalvat în Vânzări/Comenzi/2026-09 - Radu PopSuport
Produsul a ajuns deteriorat
Comanda 5531 a venit cu cutia spartă, atașez o poză.
IMG_4410.jpg2026-09-28_Reclamatie_Comanda-5531.jpgSalvat în Suport/ReclamațiiMarcat urgent. Ajunge direct la un om.
- Andreea IonescuCV-uri
Aplicare: post de contabil
Bună ziua, vă trimit CV-ul pentru postul din anunț.
CV final nou (2).pdfCV_Contabil_Andreea-Ionescu.pdfSalvat în HR/Candidați/Contabil - Mihai Stan, Brădet InstalComenzi
Comandă 120 buc. profil 40x40
Vă rog să ne confirmați livrarea până joi.
comanda.xlsx2026-09-28_Comanda_Bradet-Instal_120buc.xlsxSalvat în Vânzări/Comenzi/2026-09 - AltexFacturi
Factura fiscală AX 771203
Vă transmitem atașat factura pentru comanda din 24.09.
scan0012.pdf2026-09_Factura_Altex_4812lei.pdfSalvat în Contabilitate/2026/09 - Webinarii Fiscale
Webinar gratuit: TVA în 2026
Înscrie-te la sesiunea de joi, de la ora 11.
- Buletin HR
Ce se schimbă în octombrie
Noutățile legislative ale lunii, pe scurt.
- OrangeFacturi
Factura ta e disponibilă
Suma de plată: 289,40 lei, scadentă pe 15.10.
document.pdf2026-09_Factura_Orange_289lei.pdfSalvat în Contabilitate/2026/09
10 e-mailuri necitite, 7 atașamente cu nume de la scaner sau de la telefon.
Ce face, concret
Munca de secretariat pe care o face cineva în fiecare zi, fără să fie treaba lui.
- Sortează e-mailurile după subiect, client și urgență.
- Pregătește ciorne de răspuns, pe care le trimite un om.
- Rezumă firele lungi în câteva rânduri.
- Scoate datele din facturi și comenzi, inclusiv din scanări.
- Redenumește fișierele după ce conțin, nu după scaner.
- Le salvează în folderul corect, pe an și lună.
- Găsește dublurile și versiunile vechi.
- Face documentele căutabile după sens, nu doar după nume.
Regulile le scrieți voi, în română
Nu configurați nimic tehnic. Ne spuneți ce vreți, noi transformăm în reguli, iar voi le puteți schimba oricând.
Reguli pentru office@firma.ro
- Facturile de la furnizori merg în Contabilitate, pe an și lună.
- Numele fișierului: data, tipul documentului, firma și suma.
- CV-urile ajung la HR și nu le vede nimeni altcineva.
- Reclamațiile se marchează urgente și ajung direct la un om.
- Newsletterele se strâng într-un folder, citite o dată pe săptămână.
- Nimic nu se șterge
- E-mailurile se mută și se etichetează. Fiecare mutare e în jurnal și se poate da înapoi.
- Fiecare vede ce are voie
- Accesul rămâne cel de azi: nimeni nu ajunge prin sistem la căsuța sau folderul altcuiva.
- Răspunsurile le trimite un om
- Ciornele sunt pregătite, dar pleacă doar după ce le citește cineva. Trimiterea automată se pornește doar unde decideți.
- Totul rulează la voi
- Modelele care citesc e-mailurile rulează pe serverul firmei. Corespondența nu trece printr-un serviciu extern.
Unde vă țineți e-mailurile și fișierele
Ne legăm de ce folosiți deja. Nu mutați nimic, nu învățați un program nou.
Gmail
Outlook
Google Drive
SharePoint
OneDrive
Dropbox
Nextcloud- Orice server de e-mail prin IMAP și orice folder de rețea
Cum pornim
Întâi propune, apoi face. Trece la lucru singur doar după ce ați văzut că sortează cum ați face voi.
- 1Evaluare gratuită
Ne arătați ce intră pe e-mail și unde ajunge azi.
- 2Regulile voastre
Scriem împreună, în română, ce merge unde și cum se numește.
- 3Test lângă echipă
Sistemul propune, oamenii confirmă, până avem încredere.
- 4Rulează singur
Voi vedeți jurnalul și schimbați regulile oricând.
Întrebări frecvente
Merge cu Outlook și Gmail?
Da. Ne legăm de Microsoft 365 sau Exchange, de Google Workspace și de orice server de e-mail standard, prin IMAP. La fel pentru foldere de rețea, SharePoint, Google Drive sau Nextcloud.
Citește tot e-mailul firmei?
Doar căsuțele și folderele pe care le legați voi. Pentru fiecare stabilim cine are acces, iar accesul rămâne cel de azi.
Funcționează și cu documente scanate?
Da. Scanările trec prin recunoaștere de text, așa că și o factură fotografiată poate fi citită, redenumită și salvată corect.
Răspunde singur la e-mailuri?
Implicit, pregătește ciorne pe care le trimite un om. Pentru mesaje simple și repetitive se poate porni trimiterea automată, doar unde decideți voi.
Corespondența ajunge undeva în afara firmei?
Nu. Modelele rulează pe serverul firmei, iar e-mailurile și fișierele nu se copiază către un serviciu extern.
Cât costă?
Depinde de câte căsuțe și foldere legăm și de câte reguli aveți. După evaluarea gratuită primiți un preț fix, în scris.
Luni dimineață, inbox-ul e deja sortat.
Spune-ne ce primiți pe e-mail și unde ar trebui să ajungă. Evaluarea e gratuită, iar prețul îl primești fix, în scris. Pentru fluxuri mai lungi, vezi și automatizările.
